Por COMPUTERWORLD

Para reduzir os gastos com as cerca de 480 mil páginas impressas na Comgás, companhia de distribuição de gás, a empresa planejou a terceirização do serviço. A corporação fechou contrato para a reengenharia de impressão nas áreas departamentais e que, segundo a empresa, garantiu uma redução de aproximadamente 25% nos custos com impressão.

O projeto foi iniciado em janeiro deste ano com 34 equipamentos multifuncionais, dois centros de impressão centralizada, além de softwares de bilhetagem e monitoramento e serviço de reposição de suprimentos. A gestão total e o controle da operação de toda a base instalada, inclusive equipamentos legados, ficam sob a responsabilidade da Ricoh.

Os objetivos da Comgás no projeto, além de reduzir custos, eram modernizar o parque de impressão, melhorar a qualidade dos serviços e manter equipamentos atualizados. 
Atualmente, seis profissionais da Simpress/Ricoh, responsável pela terceirização, atuam dentro da Comgás: um coordenador, um analista técnico e quatro operadores. A distribuidora de gás ressalta que a Ricoh assumiu ainda alguns equipamentos de terceiros, entre eles, impressoras, plotters e fax que foram mantidos na operação.  
A gerência e o controle são feitos pelo software SmartNetMonitor, que auxilia no monitoramento da rede, e um sistema de bilhetagem para controle de gastos por departamento ou usuário. A Ricoh ainda disponibiliza todo este serviço via web para que o cliente tenha acesso, em tempo real, ao seu parque de produtos e serviços, por exemplo: monitoramento dos níveis de toner, posição dos papéis na gaveta, armazenamento de documentos, histórico das impressões, exportação de relatórios de impressão, cópia e fax por usuário, possibilidade de fazer alterações no sistema remotamente, apagar trabalhos da fila de impressão, entre outros.
A atual estrutura conta com servidores de impressão, equipamentos para acabamento e 34 multifuncionais laser, PB e coloridos, conectados à rede Comgás.