Por COMPUTERWORLD

A necessidade de melhorar o fluxo de trabalho e a comunicação dos processos internos levou a Wittel, especializada em soluções de automação para contact center, a investir na automação dos processos de trabalhos com sistema de workflow. O sistema integrou diversos departamentos da empresa, como vendas, almoxarifado, financeiro, contratos, técnico, de treinamentos e serviços profissionais.

Os novos negócios e o aumento do número de informações trocadas entre os setores da companhia gerou a necessidade de organização, para diminuir retrabalhos e falhas na comunicação. A empresa buscou uma solução que centralizasse os processos de trabalho e fizesse com que profissionais de diferentes níveis tivessem acesso a cada passo dos projetos realizados nos contratos.

Entre as dificuldades de executar o projeto, segundo a Wittel, estiveram a interrupção do hábito de usar planilhas na gestão de processos e o encerramento de atrasos e desvios de informações nos e-mail, que até então eram a principal forma de comunicação.

Em dezembro de 2004, a empresa firmou contrato com a Cadmus e passou a dedicar-se à implementação, que levou quatro meses para ser concluída. A Wittel conta que, além do fluxo de vendas, que é fundamental para o negócio da empresa, fazem parte da solução fluxos como de programação de viagens, aquisições de hardware e software, solicitações de adiantamento de despesas, e até emissão de vale-transportes para os funcionários. O sistema é baseado em tecnologia .NET, e acessado pelos usuários por meio do browser de internet.
No fluxo de vendas da empresa, que envolve a maioria dos departamentos, os processos começam no departamento comercial, que abre uma ordem de vendas e inicia o fluxo no workflow. Como a maioria dos produtos que a Wittel comercializa são importados, o processo seguinte é o de importação, seguido de logística e financeiro, que promove o cadastramento interno do produto.
O passo seguinte do fluxo tem um paralelismo. Enquanto o processo segue para a fase de elaboração do contrato, há a instalação do produto em campo. Encerrada a implantação e a fase de elaboração de contrato, o fluxo passa à gestão do contrato. Durante todo esse processo, existem alertas, que indicam atrasos em relação às metas acordadas, o que agiliza todo o atendimento ao cliente.
Com o sistema de workflow funcionando corretamente desde março de 2005, a empresa acredita que ganhou em visibilidade das informações, já que antes os departamentos não conseguiam detectar aonde eram os ?gargalos? de cada projeto, e hoje já pode detectá-los e agir para que sejam eliminados.