Por Camila Rodrigues, especial para o COMPUTERWORLD

Em qualquer empresa, o cálculo de despesas prevê exatidão - ou seja, não se pode gastar nem demais, nem de menos. Mais que isso: caso as contas fujam do controle, as providências têm de ser tomadas com rapidez. Por isso, quando o balanço das contas é feito mensalmente, não há espaço para erros.

No caso da indústria de medidores de energia Elster, demorava-se até quatro dias para que os números organizados chegassem às mãos dos gestores, conta o coordenador de TI da empresa, Marcos Fernandes Pereira. Segundo o executivo, todos os dados estavam disponíveis em um ERP (sistema de gestão) e no sistema de produção, integrados entre si, mas havia dificuldades para transformá-los em informações. “Quando chegava o final do mês, ou havia mais saldo do que deveria ou se gastava além do orçamento”, relembra Pereira.

O relatório mensal de despesas era feito por dois funcionários da área financeira, que demoravam até quatro dias para enviar os resultados à diretoria. “Agora, o controle das despesas é atualizado duas vezes por dia, sem intervenção humana”, detalha.

A facilidade foi obtida depois da instalação de um aplicativo de business intelligence (BI), implantado pela MicroStrategy em janeiro de 2006. “Com o controle diário, é possível antecipar alguns desvios. Por exemplo, se na metade do mês já foram gastos dois terços da verba, é possível tomar providências. ” Pereira ressalta que as informações são exibidas por meio de indicadores com simbologia de farol (verde, amarelo e vermelho), que possibilitam fácil visualização sobre a situação financeira de cada área.

Segundo o executivo, foram investidos 50 mil reais na ferramenta, que é utilizada por dez funcionários da Elster atualmente – entre eles, os gestores e analistas das áreas de controladoria, engenharia e manufatura.

O ROI foi de três meses, já que a boa administração permitiu que fossem economizados cerca de 62 mil reais neste período, garante Pereira. “Além disso, com a automatização, os dois funcionários deixaram de desperdiçar tempo e foram encaminhados para outras atividades”, reforça.

A automação está em processo de expansão para as áreas de estoque, contas a pagar e contas a receber e o aplicativo deve ser concluído até o final de agosto, prevê o executivo. Ele diz que o número de usuário passará para 25.