Por COMPUTERWORLD

A solução de fax utilizada pela Indiana Seguros desde 1998 – que transforma os documentos em arquivos eletrônicos e os envia por e-mail passou a funcionar de forma integrada à solução de voz sobre IP (VoIP).

A decisão sobre a iniciativa foi tomada em 2004, a implementação começou no ano passado e em abril de 2006 entrou em funcionamento. “Nossa maior dificuldade na iniciativa é que não há nenhum case de referência no mundo em que podíamos nos basear”, conta o analista sênior de suporte, Plauto Penteado.

O projeto foi realizado pela Indiana em parceria com a 3Com, fornecedora da solução de VoIP, e da Telemikro, que presta o suporte do RightFax (solução de fax). As principais vantagens do projeto, segundo Penteado, são as facilidades de armazenamento e integração adquiridas. “Como temos muitos documentos de sinistros e o fax fica anexado ao sinistro, conseguimos gerenciar o tráfego”.

Como o projeto só envolveu custos de mão-de-obra, porque os sistemas envolvidos já estavam implementados, a Indiana já planeja as próximas iniciativas. “Queremos integrar as 12 filiais da companhia no Brasil e usar os equipamentos de IP para fazer com que o sistema de fax utilize o que se chama de ‘rota de menor custo’, em que mesmo chamadas de longa distância são pagas como locais”, projeta.

Com isso, a seguradora pretende economizar entre 15% e 20% sobre o custo atual e obter o retorno do investimento em nove meses. “Conseguimos muitos ganhos, porque antes o funcionário recebia o fax em papel, calculava o seguro, imprimia e enviava por telefone.

Hoje tudo pode ser feito na estação de trabalho, o que facilita o armazenamento dos documentos, já que o papel de fax se apaga facilmente, e também melhora nosso tempo de resposta ao cliente”, detalha.

Mesmo com um volume médio de 19 mil fax por mês, a empresa recebeu um relatório de que só recebeu 21 páginas de fax em agosto.