Por Luiza Dalmazo, do COMPUTERWORLD

O mote do projeto era a redução de custos. Desde janeiro de 2006, a instituição de ensino Ibmec estudava maneiras de economizar com impressão e a solução encontrada foi a transformação da universidade em uma central de impressão de cópias. “Antes não tínhamos controle centralizado e éramos responsáveis por um volume de 150 mil impressões por mês, uma média de 6,38 usuários por impressora”, detalha o gerente executivo de TI e infra-estrutura, Christian Menescal.

Depois de dois meses de avaliações das alternativas, a empresa optou em março de 2006 por um contrato de leasing. “Os equipamentos eram mais modernos e caros, mas permitiu que parássemos de contratar uma gráfica para necessidades maiores, aumentamos para 16,67 usuários por máquinas e diminuímos de 47 para 22 o número de impressoras”, conta. Hoje, portanto, o número de impressões é superior – aproximadamente 400 mil cópias por mês – mas como o contrato é baseado em ‘quanto mais usar, menos paga’, foi bastante vantajoso.

Assim, segundo Menescal, em comparação com 2005, a economia foi de 22,07%, o que equivale a 85 mil reais. “Outro benefício importante que tivemos foi o aumento do controle e um maior foco em nosso negócio, já que hoje, se há um problema, não é o help desk que é acionado e sim o nosso fornecedor, a Xerox”, comemora, explicando que a empresa também é a responsável por repor papel, toner e equipamentos.

Além de saber quanto exatamente cada área gasta, o Ibmec também melhorou o tempo de produção de matérias e permitiu a modernização de projetos, como o vestibular, já que “hoje as provas são impressas de forma personalizada e não conforme o modelo antigo, em que colávamos etiquetas para cada aluno”, destaca Menescal.
Para o gerente executivo, portanto, o segredo do sucesso é que como o foco era a economia, a opção não foi feita pela tecnologia ou pela qualidade, mas pelos diferenciais de serviços.