Por Luiza Dalmazo, do COMPUTERWORLD

O conceito de e-class – salas com acesso à internet, à rede interna e outros materiais de apoio às aulas – adotado na metade das unidades da escola de idiomas Cultura Inglesa foi ampliado no meio de 2006.

Nessa data, a empresa decidiu ampliar o modelo das salas de aula para quadros interativos e estender a iniciativa para todos os 300 espaços de ensino das unidades próprias da rede. Para isso, investiu 2,5 milhões de reais em equipamentos e mais entre 30 mil e 40 mil reais em licença de software para garantir o resultado esperado.

O total do projeto, comporto por pequenas partes, envolveu a necessidade de troca de projetores, aumento da rede e dos links de comunicação, compra de roteadores e de outros itens da infra-estrutura. “O cenário permite que o professor controle por meio de uma caneta a apresentação selecionada no computador, incorpore textos e outros arquivos de som, o que gera mais dinâmica à aula”, explica Waldir Lorenzetti Júnior, gerente de TI.

A estrutura mais moderna, apesar de bacana para os alunos, exige mais esforço para o gerenciamento e manutenção. A equipe de tecnologia composta por apenas 4,5 pessoas (uma se divide entre a função em TI e outra área) não poderia gerir tantas unidades espalhadas e por isso opta por serviços terceirizados.

Por isso, a primeira medida de Lorenzetti Junior foi adquirir um software de gerenciamento da infra-estrutura da Automidia, para agilizar o atendimento das unidades. “Depois integramos esse sistema com as quatro empresas que nos prestam serviços, que possuem acesso ao registro e por isso garantem agilidade na resolução dos problemas”, destaca.

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Outra característica do projeto é que a prática de gerenciamento foi estabelecida de acordo com as regras de melhores práticas do framework de governança ITIL. “Fizemos isso porque não queríamos reinventar a roda. Se as recomendações estavam prontas, era melhor segui-las e, além disso, a idéia de seguir as melhores práticas coincidiu com o aumento da complexidade do ambiente”, ressalta.

Lorenzetti Júnior destaca que com a adoção do ITIL ficou mais fácil estabelecer os acordos de níveis de serviços que precisavam ser criados. “Hoje a questão operacional está bem, agora só precisamos melhorar a avaliação do sistema e usar as informações cada vez mais de forma analítica, até porque ainda estamos nos primeiros estágios das recomendações”, conclui.

Terceirização

A escola de idiomas também realizou um outsourcing do sistema de gestão acadêmica e financeira com a YKP. A parceria entre as empresas teve início em 2002, quando a YKP, depois de vencer concorrência aberta pela Cultura Inglesa, desenvolveu e implementou um solução que engloba todos os processos de atendimento aos alunos da instituição e permite o gerenciamento das informações acadêmicas e financeiras via WEB.

Com o novo contrato, válido até 2012, a YKP passa a responder não só pela aderência desse sistema e aos processos da Cultura Inglesa e atualizações, como também pela hospedagem, links de comunicação, serviços de impressão (boletos bancários, boletins, relatórios, etiquetas) e serviços de suporte com equipe de help desk 100% dedicada. 

Tanto o controle acadêmico – notas, faltas, professores, turmas, salas e demais ocorrências – quanto processos financeiros (de controle de inadimplência à comunicação com bancos para checagem de pagamentos) podem ser acessados via web.

Os resultados têm sido tão bons que a Cultura Inglesa já estuda a implementação do sistema em outras 14 unidades da rede, que também integram a Instituição em modelo de parceria (joint-ventures).

O sistema foi desenvolvido em linguagem Web e plataforma Windows e está integrado a outros importantes sistemas da Cultura Inglesa, como o ERP JD Edwards e o Portal de Ensino on line E-Campus.