Por Redação do COMPUTERWORLD

Quais recursos são mais importantes?
O bom senso lhe dirá que nenhum CMS fornecerá todos os recursos de que você talvez precise. Portanto, recorra a uma variação da regra 80-20: encontre o produto com 80% das funções mais importantes para você utilizando 20% do seu budget total.. (Reserve o restante do budget para implementação, suporte e compras complementares). Abaixo, algumas dicas para esta lista de recursos.

Evidentemente, os usuários precisam trabalhar com o sistema, o que exige, inicialmente, desenvolver templates (modelos) para seções do site. Os templates impõem diretrizes de estilo corporativas ao mesmo tempo em que separam o conteúdo do modo como ele é apresentado. Um WCM não tem que agregar um editor de templates. Em vez disso, certifique-se de que os desenvolvedores possam utilizar ferramentas que já conhecem, como o Adobe Dreamweaver e Flash ou o Microsoft Visual Studio complementado com o Silverlight.

Em seguida, o software deve permitir que os colaboradores de conteúdo selecionem o template adequado para a seção do site na qual estão trabalhando e depois criem páginas dentro de uma taxonomia estabelecida. Para entrada de conteúdo, o CMS precisa ter um editor WYSIWYG que possa ser acessado através de um navegador, sem grandes downloads de plug-ins. Idealmente, o sistema permitirá edição in-line dentro da página web, para que os usuários vejam os resultados de mudanças imediatamente (em vez de apresentá-las com várias janelas pop-up e etapas de pré-visualização). Os usuários avançados ficarão satisfeitos com acesso ao código-fonte do conteúdo ou, se for o caso, um editor XML. Além disso, o sistema deverá facilitar a entrada de meta tags.

Você também pode considerar sistemas com um cliente leve, suporte a WebDAV ou plug-ins para aplicações desktop (como o Microsoft Word). Qualquer um destes pode ajudar a importar conteúdo para o web site e talvez até eliminar a conversão e a reformatação.

Embora o CMS não requeira gerenciamento completo de ativos digitais, algum nível desta funcionalidade está se tornando mais rotineiro. Procure um repositório de ativos, com uma interface visual intuitiva, para acessar imagens e objetos multimídia (arquivos Flash, áudio e vídeo).

O controle de versão é praticamente líquido e certo, mas, mesmo assim, verifique se ele é oferecido. Você deve ter a opção de voltar páginas com facilidade até qualquer uma salva anteriormente. Com requisitos de conformidade legal e governamental mais rigorosos, o versionamento também lhe dá um archive de conteúdo e mudanças. Se você tiver necessidades complexas de gerenciamento de registros, certifique-se de que o CMS lhe permite especificar o período de tempo em que as versões são mantidas. Da mesma forma, é importante que as páginas sejam ativadas automaticamente em um horário programado e expirem quando você determinar.

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O workflow, que vem a ser o controle do conteúdo, não precisa ser elaborado. No entanto, ele tem que oferecer algum método para especificar quem vai revisar o conteúdo antes que ele seja publicado e notificar o revisor por e-mail sobre a tarefa pendente, e uma forma rápida para os responsáveis verem o que mudou (por exemplo, comparação lado a lado do texto original e revisto). Para projetos mais sofisticados, é importante ter um designer de workflow visual e recursos para desenvolver workflows paralelos ou alternativos baseados em papéis ou na disponibilidade de uma pessoa.

Muitas organizações têm uma aplicação de busca separada, mas não presuma que ela irá se integrar perfeitamente com o seu CMS. Por isso, descubra se o sistema de gerenciamento de conteúdo vem com um módulo de pesquisa. Em caso afirmativo, será que ele possui funções avançadas, como pesquisar vários sites, e é capaz de explorar meta dados de páginas?