Por Rodrigo Caetano, do COMPUTERWORLD

Informação é um bem muito precioso hoje em dia. Porém, em todas as indústrias, nem sempre as empresas dão a devida atenção à qualidade dos dados usados para gerir o negócio. As companhias gastam milhões de dólares em sistemas de Tecnologia da Informação para garantir o acesso rápido aos dados. Ao mesmo tempo, de nada adianta ter as informações se não é possível extrair nenhum valor delas.

Nessa entrevista ao COMPUTERWORLD, o professor departamento de Sistemas da Informação da Escola de Administração na Universidade de Boston, Ganesan Shankar, fala sobre a importância de se criar um padrão de qualidade para os dados e como medir o impacto causado por informações mal apuradas nas companhias.

COMPUTERWORLD - Qual a importância de monitorar a qualidade dos dados?

Ganesan Shankar - Informações são usadas para gerenciar os processos de negócios e para tomar decisões dentro das organizações. São geradoras diretas de valor para qualquer companhia. Uma empresa gera valor para seus clientes por meio de seus processos de negócios, se as informações são utilizadas para gerenciar os processos de negócios e eu tenho dados ruins, haverá prejuízo. Em conseqüência, a imagem da corporação é atingida.

Em relação à tomada de decisão, se os dados que eu tenho são ruins, minha decisão será ruim. No caso da definição de estoques, por exemplo, uma previsão de demanda equivocada vai levar a empresa a manter um nível de estoque muito alto — o que aumenta os custos — ou muito baixo, gerando perda de oportunidades. Em todos os setores da empresa, se os dados não são bons, a decisão tomada será prejudicada.

CW - Existe uma forma de medir o impacto de se trabalhar com informações erradas dentro da empresa?
GS - Sim, definitivamente. Uma maneira simples de fazer isso é monitorar as perdas ocasionadas por decisões erradas. Olhando para o relacionamento com clientes, por exemplo, a empresa pode calcular o custo de mandar cartas para os clientes errados. Se a companhia manda centenas de cartas para consumidores errados, centenas de cartas vão voltar e o desperdício de dinheiro será enorme.

Se um processo de negócio leva quatro horas e os profissionais responsáveis, por conta de problemas com dados, gastam seis horas na tarefa, são duas horas de trabalho de prejuízo. Não há um padrão para medir o prejuízo com dados ruins, a empresa só precisa ser criativa. E as corporações precisam entender o custo de trabalhar com informações erradas para conseguir disseminar a cultura da qualidade de dados.

É muito importante, também, entender o impacto causado por dados ruins e os custos de resolver o problema. A conta é simples: se o prejuízo causado pelas informações erradas é igual a y e vou gastar x dólares consertando, valerá a pena o esforço apenas se x for menor que y. Caso contrário, é melhor continuar com os dados errados.

CW - Como fazer para manter um nível bom de qualidade dos dados?

GS - As organizações precisam fazer da qualidade dos dados um objetivo. Há 20 anos, as indústrias decidiram passar a responsabilidade de manter a qualidade de seus produtos para cada setor individualmente. Então, como todos garantiam a qualidade para cada parte do produto, a necessidade de inspeção era muito menor e o resultado final ficava melhor.

Com as informações deve acontecer a mesma coisa. Cada departamento precisa tomar a responsabilidade pelos dados. Ao invés de ter apenas um departamento responsável pela qualidade de todas as informações presentes na companhia, o monitoramento dos dados é transferido para cada departamento, ficando a área de qualidade de dados responsável apenas por gerenciar como as informações são monitoradas. Transferindo a responsabilidade de manter a qualidade dos dados dentro da corporação para os profissionais individualmente, a empresa pode criar, definitivamente, uma maneira de gerenciar as informações.