Por Computerworld, EUA

Um dos discursos mais comuns da TI é: “fazer mais com menos”. Em outras palavras, mais resultados por menos dinheiro. Neste contexto, o orçamento de TI nunca teve um papel tão importante.

De acordo com o relatório financeiro “The State of Enterprise IT Orçamentos: 2008”, do Gartner, melhorar a eficiência de TI é uma prioridade crítica ou alta para 75% das empresas entrevistadas.

Seja sincero: Você acha que o orçamento de TI da sua empresa está correto?

Muitos outros pensaram que sim, mas acabaram tendo que explicar escolhas erradas que geraram prejuízo para a empresa e para a carreira do profissional.

Abaixo, algumas coisas que é melhor não fazer:

1. Sempre dizer sim
Dizer sempre sim pode fazer o orçamento sair do controle, diz Mike Gorsage, sócio da Tatum, empresa de serviços e consultoria para executivos. Ele cita o caso de um hospital onde o CIO seguia a diretriz de atender a todas as solicitações. “Os executivos seniores instruíram TI a fazer tudo que as pessoas precisassem”, afirma.

Como resultado, os projetos planejados correspondiam a cerca de 10% do orçamento de 100 milhões de dólares, enquanto os não planejados devoravam 30% dos recursos. O problema é que 60% do budget era gasto com manutenção. Gorsage diz que as melhores práticas pregam que 70% devem ser dedicados a manutenção, 25% a projetos planejados e apenas 5% a demandas imprevistas.

A gota d’água aconteceu quando um grande projeto de TI resultou em um fracasso caro – e este projeto foi originado de demandas desordenadas.

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“Finalmente, o CIO e a diretoria descobriram que precisavam de governança forte. Eles penaram por seis meses até conseguir”, revela. “Com o novo e rigoroso processo de aprovação e planejamento, os gastos de TI do hospital chegaram mais perto da proporção ideal.”

2. Imaginar que os custos acabam depois que o projeto entrou em operação
Subestimar o trabalho necessário depois que um projeto entra em operação é o principal problema dos orçamentos de TI, ressalta Ken Gabriel, sócio da KPM International, uma rede mundial de empresas de serviços profissionais.

Uma maneira comum é demitir os consultores após a entrada do projeto em operação. Gabriel conta que trabalhou para uma empresa de serviços públicos que percebeu, apenas duas semanas antes de concluir uma implementação SAP de 200 milhões de dólares, que não havia analisado quais seriam os requisitos necessários depois de concluída a implementação, como solução de bugs e treinamento de pessoal.

“Eles haviam planejado se livrar dos consultores no dia em que o projeto entrasse em operação. Depois perceberam que não era possível”, diz Gabriel.

Os líderes de TI tiveram que pedir 2 milhões de dólares aos diretores para trazer de volta os 15 consultores. Atitudes como essa podem gerar um estouro de 20% em um orçamento, estima Gabriel.

3. Planejar e gastar localmente
A falta de uma estrutura central de orçamento pode gerar prejuízos. É só perguntar a Randy Headrick, CIO da Base Aérea de Andrews.

Headrick revela que a Guarda Aérea Nacional não tinha um processo central de orçamento ou procurement para sua rede de TI. Por isso, as decisões de compra ficavam nas mãos de indivíduos em cada uma das suas 88 bases e 250 unidades menores.

Desde que centralizou o processo de orçamento e procurement, em 2007, Headrick está obtendo preços melhores por volume. A sua infra-estrutura ficou mais segura e tem manutenção mais simples e barata por conta da padronização. Hoje, a Guarda Aérea Nacional está gastando cerca de 30% menos.

“Temos uma rede que é mais forte, segura, robusta e atualizada, e não está nos custando tanto dinheiro”, compara Headrick.