Gestão
Yamaha corta custos com assinatura eletrônica
Fabricante de equipamentos musicais calcula uma economia de 10 mil dólares por mês com fim de despesas referentes à entrega de documentos
Por CIO/EUA
Por anos, os processos para emissão de contratos foram um problema para a Yamaha Corporation of America – empresa do grupo japonês que fabrica instrumentos musicais. Os grandes entraves da companhia estavam ligados a erros humanos, perda de documentos e custos relativos ao envio de papéis por correio ou por entregadores.
“Nós dependíamos de um processo lento”, lembra o especialista em sistemas da Yamaha nos Estados Unidos, Mike Machado. “Algumas vezes, os formulários não eram assinados nos locais certos e as pessoas tinham de jogá-los fora”, afirma Machado, ao informar que outro problema era o fato de os muitos formulários virem com informações incompletas.
Há cerca de dois anos, quando precisou renovar o acordo com uma cadeia de varejo que atua com 7 mil pontos de venda, a Yamaha decidiu revisar o modelo de emissão dos contratos. A saída encontrada pela empresa para acabar com um gasto de aproximadamente 15 mil dólares, só com as despesas previstas para envio de novos contratos, foi adotar uma solução de assinatura eletrônica de documentos.
Ao todo, o processo de buscar um fornecedor que oferecesse um produto baseado na web, com o qual a empresa conseguisse reduzir os custos e agilizar o procedimento para emissão de contratos, durou três meses. O executivo conta que a escolha da tecnologia fornecida pela DocuSign levou em conta a interface amigável e o baixo investimento. Além disso, o executivo conta que a implementação durou apenas 30 dias.
Atualmente, todas as empresas que compram produtos da Yamaha precisam apenas de uma senha, a partir da qual têm acesso a um site seguro, por meio do qual todos os contratos são negociados e assinados. Além de permitir a assinatura eletrônica, o sistema conta com um mecanismo específico para garantir o preenchimento adequado dos documentos. Além disso, a solução permite baixar e salvar todo o material em formato PDF.
Em média, a Yamaha calcula que só pelo fato de não ter de enviar múltiplos documentos por correio ou por entregadores conseguiu uma economia mensal de 10 mil dólares. Além disso, pelo fato de ter contratado a solução da DocuSign no modelo de software como serviço, a empresa evitou novos investimentos na infraestrutura de TI.
Machado ressalta, contudo, que o principal ganho está no fato de que todo o processo para assinatura de um contrato pode ser realizado em minutos, o que agiliza muito os acordos que, em alguns casos, dependem de uma dezena de aprovações.
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