Por Vinicius Cherobino, do COMPUTERWORLD

“Somos o maior emissor de notas do tipo 1 e primeira no Rio Grande do Sul, com cerca de 150 mil notas expedidas por mês na operação de atacado e 50 mil na de varejo”, conta Carlos Dottori, coordenador de TI da Dimed, distribuidor de medicamentos e perfumaria baseada no Rio Grande do Sul e com atuação também como as lojas de varejo PanVel.

A empresa optou por realizar a adaptação da sua infra-estrutura pela equipe interna de tecnologia, escolhendo apenas um fornecedor para a solução de HSM (Hardware Secure Module), para proteger o certificado digital.

A Dimed teve resultados imediatos com economia de recursos. “Tivemos uma queda de um terço nos custos de impressão”, contabiliza Dottori. A nota em papel custa 0,18 centavos de real, enquanto a NF-e fica em 0,03 centavos”, afirma.

O coordenador destaca que, quando todas as notas forem atualizadas para o projeto de NF-e, a redução de custos relacionada apenas com o fim da impressão dos documentos de papel é estimada em cerca de 200 mil reais por ano.

Experiência semelhante passou a Wickbold, empresa do ramo alimentício, que também participou do projeto na sua primeira fase. Outra grande emissora de notas fiscais por conta do seu tipo de negócio, a organização foi uma das procuradas pela secretaria da fazenda para ser uma empresa-piloto na adoção do modelo de nota fiscal eletrônica. A redução de custos foi uma resposta rápida.

“Das nossas 140 mil notas fiscais mensais, implementamos a NF-e em 4 mil delas. Tivemos uma economia com custos de impressão de 0,30 centavos por nota”, resume Wilson da Silva, gestor da empresa Config Informática, responsável pelo departamento de TI da Wickbold há 20 anos.

Até o final do ano, garante o gestor, o projeto vai se estender para todas as 50 mil notas fiscais que acompanham os caminhões da empresa, o que significaria uma economia de 15 mil reais. “Temos interesse, também, em levar a NF-e para as operações de venda ambulante, que somam 90 mil notas hoje. Tudo depende da empresa entrar com um pedido de regime especial ao Fisco”, relata.

Segundo Tacyana, CIO da Eurofarma, o volume economizado pela troca do papel pelo meio eletrônico não foi a maior motivação para a empresa pleitear a participação no projeto. Com uma taxa de impressão bem menor do que a média das empresas-piloto, a farmacêutica gera 30 mil notas mensais, o projeto de nota fiscal eletrônica surge para trazer agilidade.

“O desafio é usar a tecnologia para evoluir na burocracia”, conta. Segundo a executiva, a empresa investiu 400 mil reais para adequação ao projeto, com retorno de investimento esperado para 16 meses. “A economia direta foi de 25 mil reais, mas a redução é apenas um dos pontos.

Para dar um exemplo de resultado da nota fiscal, notamos um estreitamente na relação com os clientes por que eles vêm tirar dúvidas conosco”, relata. Atualmente, a Eurofarma é uma das poucas empresas participantes que tem 100% das suas notas fiscais sendo emitidas eletronicamente.

Willian Rocha, gerente da divisão de tecnologia da rede de supermercados D’avó, conta que o interesse surgiu da busca por maior transparência no mercado. O setor de varejo, defende, tem um problema de imagem relacionado com as tradicionais ações de sonegação. “Temos que concorrer com empresas pequenas que, algumas vezes, atuam ilegalmente. É fundamental para nós que todos trabalhem de maneira legal para uma competição igual”, relata.

De acordo com Rocha, a rede D’avó entendeu que o investimento para atuar com a nota fiscal eletrônica estava muito além da economia relacionada com o fim do papel. “Assim como a Sarbanes-Oxley, a NF-e tem muitas exigências, mas está trazendo uma série de oportunidades para as empresas. Especialmente em B2B, as possibilidades de ganhos são muito interessantes”, acredita.

Retorno além dos gastos
É um erro colocar os benefícios da nota fiscal eletrônica restritos à pura redução de custos. O retorno é, de acordo com Dottori, muito mais profundo do que isso. “Os ganhos são economicamente tangíveis, mas transcendem isso. O final da questão do manuseio, por exemplo, pode reduzir pessoal dedicado e ganhar tempo para outras atividades”, relata. 

Wilson da Silva aponta uma mudança que atingiu os funcionários e a rotina corporativa: “ganhamos muita agilidade no processo. Os nossos funcionários não precisam ficar mais duas horas por dia para gerenciar a nota em papel, as sete filiais ganharam cerca de meia hora por dia”.

Ele destaca, também, o fim da exigência de um espaço físico que guarde as notas fiscais em papel por seis anos. “De metros quadrados, passamos a falar em mídias como fitas SATA ou, até, DVDs. Conseqüentemente, essa mudança tem também um ganho ecológico com menor uso de papel”, ressalta.

Outra mudança positiva registrada, conta Tacyana, da Eurofarma, foi em relação aos postos fiscais em regiões de fronteira. Antes do projeto, os caminhões ficavam horas na fila e perdiam muito tempo esperando os dados das notas em papel serem verificados. Isso, garante a gestora, não acontece mais na Eurofarma.

Ela relata: “A receita federal equipou os postos com leitoras de código, o que tornou mais ágil o processo. Além disso, como os dados são validados antes pela secretaria, não há o risco de barrar a mercadoria em trânsito”, diz Tacyana.

Apostar na adoção de uma tecnologia com possibilidades de redução de custos, economia de tempo e diminuição da burocracia pode ser uma boa idéia. Especialmente se se levar em consideração que a nota fiscal eletrônica deve ser uma obrigação para as empresas de grande porte no Brasil inteiro em curto prazo, mesmo sem uma definição oficial da Receita Federal sobre o tema.

Acima de tudo, garante Wilson, da Wickbold, a nota fiscal eletrônica inaugurou uma nova forma de relacionamento entre o Fisco e o setor privado. “Foi a primeira vez em que a receita federal solicitou a participação do contribuinte para construir um novo modelo. Foi a quebra de um paradigma”, resume. Dottori, da Dimed, concorda e arremata: “A forma da concepção do projeto foi muito boa, nascendo de uma parceria, não de uma imposição”.

Futuro eletrônico
Carlos Dottori, da Dimed, destaca como as empresas que participaram do projeto piloto podem desempenhar o papel de fomentadoras da tecnologia. Segundo ele, diversas corporações de grande porte procuraram conhecer o caso de sucesso da atacadista. “Estamos à disposição, na medida do possível, para esclarecer dúvidas. Não há dúvida que a NF-e vai beneficiar o País de forma geral com mais transparência e segurança, diminuindo o tempo e a burocracia”, afirma.

Willian Rocha, da D’avó, aponta que a nota fiscal eletrônica pode ser o início de um relacionamento mais afinado entre as empresas clientes do setor de varejo e seus fornecedores. “No formato tradicional, eu mando o pedido, a empresa processa e manda o espelho de nota fiscal. Três dias depois, chega o caminhão com as mercadorias erradas”, conta. No geral, acredita, todas as formas de relacionamento de empresas com empresas podem lucrar muito com a tecnologia.

No novo modelo, defende o CIO, o EDI é substituído, tornando possível um relacionamento mais transparente entre as partes, com respostas mais acuradas. “Agora, mando o pedido em XML e checo a mercadoria e o status do pedido pelo portal. Posso definir até a doca e o horário”, acrescenta.

Para Tacyana, da Eurofarma, o certificado digital é uma tecnologia relacionada com a nota fiscal eletrônica que tem condições de ser melhor aproveitada dentro da empresa. “Em 2007, a atuação vai estar apenas no setor financeiro. No ano que vem, o foco está em usar a CDig para a integração de estoques e no VMI (Vendor Managed Inventory)”, conta.

Para ele, contudo, as empresas pioneiras arcaram com um custo alto para se adequar ao novo modelo. “Os investimentos em viagens, eventos e estadias de profissionais alocados no projeto foram altos. Na Wickbold, o montante ficou em cerca de 500 mil reais em um ano”, revela. Ele destaca, no entanto, que esse ônus é justificado quando se pensa nos benefícios futuros da NF-e. “Esta tecnologia foi o que surgiu de novo e com perspectiva de ganho para o País”, arremata.