Por Redação CIO Brasil

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Vista hoje como suporte secundário para o armazenamento de documentos, as plataformas colaborativas hospedadas na internet (ou na nuvem, como muitos dizem fazendo uma referência ao modelo de cloud computing) tendem a ser a primeira opção para o compartilhamento de dados corporativos, em médio prazo. De acordo com estudo da consultoria Gartner, até 2013, 80% das companhias de todo o mundo tendem a utilizar a internet como plataforma para que os funcionários acessem informações.

O vice-presidente global de pesquisas da instituição, Jeff Mann, afirma que o CIO tem o desafio de gerenciar a transição de um ambiente no qual o armazenamento de documentos é estático – já que as informações estão concentradas em servidores ou nos equipamentos dos funcionários – para  uma plataforma colaborativa. Esta última voltada a permitir que diversos usuários acessem e modifiquem o mesmo arquivo simultaneamente.

O especialista comenta que há muitas diferenças entre os padrões e entender as necessidades dos colaboradores, bem como suas limitações em relação à cultura tecnológica, será um fator determinante para o sucesso da evolução dessa transição para arquivos armazenados e acessados de forma online.

Para ele, a capacidade de gestão de pessoas diferenciará os líderes de TI nessa empreitada.  No documento sobre as conclusões do estudo, Mann afirma: "Usuários que passaram os últimos anos trabalhando com softwares corporativos tradicionais sentirão dificuldades em lidar com as ferramentas de colaboração da Web 2.0.”

Para ajudar os CIOs nesse desafio, o Gartner criou um guia de melhores práticas para serem aplicadas no momento de transição:

• Não gere uma postura impositiva quando um funcionário se mostrar resistente à mudança proposta. Com o tempo, ele perceberá que a adoção do novo modelo é inevitável.

• Explique o motivo pelo qual as mudanças estão acontecendo e esclareça como o apoio dos usuários será benéfico para os resultados do negócio. Se necessário, ofereça alternativas para que os funcionários resistentes mudem mais lentamente.

• Reconheça os benefícios do modelo baseado em arquivos estáticos e não o desmereça perante os colaboradores.

• Não assuma uma posição radical de defender que o padrão baseado na web será perfeito para todas as situações vivenciadas na companhia.