Por COMPUTERWORLD

O custo com telecomunicações está entre as dez maiores despesas corporativas, tanto nos Estados Unidos quanto no Brasil. Segundo vários especialistas, em alguns casos este custo está até entre as cinco maiores despesas de uma organização.

Partindo desse ponto, segue uma lista com dez dicas para reduzir suas despesas telefônicas que vão desde organizar melhor as contas de cada área até repensar como sua empresa suporta as velhas tecnologias.

1. Adote a taxa flat

Empresas como a Fidelity Investments, por exemplo, estão trocando os planos telefônicos que permitem aos usuários utilizar um pacote mensal de minutos por planos com tarifas fixas por minutos.

Se uma empresa paga 1,2 mil dólares por mês por 20 mil minutos na rede celular, mas seus empregados usam apenas 10 mil minutos, o custo por minuto acaba sendo o dobro do planejado, revela uma consultora que prefere não divulgar seu nome.

Com um contrato de preços flat, a empresa paga apenas pelo que usa e sabe o quanto está pagando por minuto todos os meses. A economia, na análise da consultora, pode variar entre 10% e 30% por ano. Segundo Phil Redman, vice-presidente de pesquisas do Gartner, os planos com tarifas flat sempre geram economias aos clientes.

Redman afirma que as empresas não encontram esse tipo de plano ao procurar pelas ofertas tradicionais das operadoras wireless mas que vale a pena negociar por esse tipo de modelo de tarifação.

2. Leilão reverso

Um leilão reverso para os serviços de telecom pode acontecer quando sua empresa precisa tanto de uma rede mundial de dados ou serviços de voz wireless para 2 mil representantes de vendas.

Nesse caso, as operadoras disputam seu contrato, com os preços caindo à medida que a competição aumenta. Cláusulas como contrato de nível de serviço (SLA) e descontos em tarifas de terminação de chamadas podem fazer parte da proposta das operadoras.

Apesar de não serem novidade no mercado, os leilões reversos estão sendo cada vez mais utilizados pelas empresas, que estão mais e mais confortáveis com a adoção da solução para a contratação de serviços.

3. Associe os custos às pessoas

Essa é uma prática que pode fazer com que uma empresa economize milhares de dólares: associe cada despesa ao registro do funcionário responsável por ela. A estratégia é usada com sucesso pela Ikon Office Solutions, que consegue manter suas despesas de telecom em dia.

Achamos mais funcionários do que esperávamos quando mapeamos os custos de cada um, conta Larry Etten, gerente do centro de serviços de telecomunicações da empresa. Alguns deles nem trabalhavam mais na companhia. Agora, o gerente analisa detalhadamente uma despesa sem nenhuma associação ao cadastro da área de recursos humanos. Depois, um analista de telecom faz uma investigação mais detalhada. Em alguns casos, é a conta do celular de alguém que já saiu da empresa.

4. Faça um benchmark dos custos

Ao saber seu gasto médio por usuário, você consegue fazer comparações. Entre as despesas que se sobressaem nesta análise estão os serviços wireless, pagers, cartões pré-pagos de serviços fixos, chamadas de longa distância e locais, acesso à internet e uso de dados.

Profissionais do setor acreditam também que a empresa pode segmentar seus custos médios por departamento ou tipo de ocupação. Os vendedores, por exemplo, podem ter uma média de custos diferente dos profissionais da área de processamento de dados.

5. Adote o pente fino

Se você descobriu que o custo médio de telecom por usuário na sua empresa é de 20 dólares por mês e uma das áreas tem 15 empregados com despesas batendo os 60 dólares mensais, está na hora de passar um pente fino naquele departamento.

O ideal é fazer um levantamento quinzenal para acompanhar os custos de cada área. É bem comum encontrar circuitos sem uso ou funcionários com vários dispositivos wireless. Ao adotar essa estratégia, a Emdeon, do setor farmacêutico, reduziu de 10 mil para 3 mil o número de pagers que pagava mensalmente.

6. Repense o uso do fax

Com certeza essa não é a melhor faceta da sua profissão. Mas se você investigar a fundo quantos faxes sua empresa recebe e envia diariamente, você certamente conseguirá reduzir seus custos de telecom. A Emdeon conseguiu cancelar 200 linhas de faz subutilizadas e cortou 8 mil dólares mensais em seus custos de telecom.

7. Revise seus contratos

Os clientes corporativos precisam ter em mente que tudo é negociável. Se uma empresa assina um contrato com condições ruins, isso pode impactar seriamente na redução de custos que ela busca.

Sua companhia precisa ter absoluta certeza de que não está pagando contas cheias de cobranças indevidas. Se mesmo assim, alguns débitos indevidos foram pagos, negocie com a operadora o formato do crédito que será dado em troca.

8. Rastreie e otimize os circuitos

Além de mapear suas contas de voz, faça isso também com as contas de dados. As redes de dados podem ser complexas e você precisa ter certeza de que cada link usado na sua rede ATM ou Frame Relay está sendo realmente utilizado e tarifado de maneira correta. Isso pode ser muito desgastante, mas é necessário. Muitas empresas descobrem que estão pagando o dobro de circuitos realmente contratado.

O segundo ponto é trabalhar com um time de engenheiros para otimizar sua banda de rede, o que, de acordo com Richard Glover, analista da Ultra Technology, é uma maneira certa de reduzir os custos.
Esse time pode recomendar a combinação de tráfego para um circuito integrado dedicado simples ou trabalhar com os dados para que eles migrem dos links de lata capacidade para links menores ou fracionados.

9. Tenha certeza de que não está sendo enganado

Slamming é um termo usado em inglês quando uma operadora de longa distância é substituída por outra na oferta de serviços corporativos e não avisa aos clientes, que continuam achando que estão trabalhando com a primeira companhia. Esta não é uma prática nova, mas ainda pode acontecer.

10. Não ignore as pequenas coisas

Uma taxa mensal de dez dólares cobrada indevidamente hoje pode se transformar em uma taxa de 1 mil dólares amanhã. Corrija os erros assim que eles aparecerem

Investigue as pequenas contas para ter certeza de que o service contratado é realmente necessário. Apesar de não levar ninguém à falência, essas contas menores talvez nem sejam realmente necessárias. A média de erros em uma conta telefônica corporativa é geralmente uma a cada página da fatura. É esse o número que deve estar sempre na menta dos gerentes de telecom das empresas.