Por Vinicius Cherobino, do COMPUTERWORLD

José Carlos Marques, gerente geral da fábrica, recebia centenas de mensagens eletrônicas por dia e, para se organizar, usava um caderninho que era o back-up dos horários de reuniões, com avisos importantes, indicações de tarefas a serem cobradas dos subordinados, planilhas desenhadas de custos, entre outras funções. Tudo escrito de próprio punho.

“Ou era no caderno ou na minha cabeça. O Outlook [programa oficial de correio eletrônico da empresa] servia apenas para receber e responder e-mails”, conta o gerente. Até o Palm que ele possui estava mais como outro aparelho a ser carregado do que um dispositivo de produtividade.

O resultado não poderia ser outro. Mesmo com a estrutura tecnológica disponível, Marques não conseguia dar conta da quantidade de trabalho. Das oito horas de trabalho acordadas, o gestor conta que trabalhava no mínimo 10 horas por dia e não raro saía da Romariz com algo urgente que precisava ser terminado e voltava nos finais de semana.

“Mesmo com o caderno, eu não tinha uma visão clara do meu nível de ocupação e das lacunas. Quando passavam algo novo para ser feito, aceitava. Depois precisava dar conta fora do expediente”, diz.

A situação começou a mudar quando a Romariz adotou a consultoria de produtividade de e-mail da Galileo. Criada pelo antigo diretor-geral da StorageTek no Brasil (empresa de armazenamento com foco em fita adquirida pela Sun em 2005), José Maria Ferreira, a consultoria “oferece uma nova metodologia de trabalho para garantir produtividade, usando o Microsoft Outlook e replicando em dispositivos móveis”.

Na prática, garante, o objetivo é fazer o gestor deixar de trabalhar para o e-mail e voltar a trabalhar para a empresa. “Os executivos estão assoberbados pela quantidade de e-mails e de reuniões. Se não souber usar, essas ferramentas todas escravizam”, alerta.

E José Carlos Marques admite: estava tendo grandes problemas com e-mails. Quando surgiu a possibilidade do treinamento, ele não teve dúvidas, aceitou as dicas e trabalhou para mudar. “Eles olharam meu jeito de trabalhar e mostraram maneiras de combinar as ferramentas com o caderno”, conta.

Dicas simples, como a organização semanal das tarefas, delegando ou cobrando o que for necessário, e a associação das ações com o responsável, começaram a realizar mudanças na rotina produtiva do gerente.